小到纸、笔、便签，大到鼠标桌椅、键盘，这些用“钱”购入的资产，却总是被企业忽视，管理者对办公用品使用现状，一问三不知：
上个月刚采购的一批笔记本，这个月就没了？哪些人领用的，使用频率如何？
不知道！
仓库里那么多桌椅用品积压，什么时候采购的，还能不能用？
不知道！
今天这个部门要换桌子、明天那个部门换椅子，那些有问题的桌椅去哪了？维修了吗？
还是不知道！
管理者不过问、不清楚的状态，只会让企业资产在积少成多的麻烦中悄悄流失。
泛微oa系统针对企业当前状况，用电子化的管理方式将办公用品流转情况显性化，采购、领用、维修、报废。全程记录，随时随地查。
“分4步”理清优化办公用品管理效率
1、按需采购，库存合理管控
传统管理方式下，行政人员的采购工作往往陷入被动，要么库存告急了才买、要么买多了没人用。行政人员对企业办公用品的把控还停留在眼观、手查阶段，想做一次盘点更是麻烦重生。
在泛微流程化的申领环境下，办公用品的存量直接由报表统计，系统自动根据采购、领用、报废流程的产生，实时更新物品状态，数量一查即有。
（办公物品报表）在流程信息的监管作用下，一旦物品库存告急，会及时触发预警流程，提醒相关负责人及时采购，以免耽误使用。
（库存预警设置）所有采购行为都由流程进行实时审批，买什么、买多少领导都能随时了解，根据后台库存数据准确给出审批意见。
2、信息备案，电子台帐好打理
过去办公用品信息依靠excel表格维护，任何变动全靠人工自觉录入，一旦忘记或者遗漏都会出现账、物不符，影响管理决策。
oa系统办公用品备案，形成电子信息台帐，物品种类、库存数量、使用人等信息一一呈现。
（资产入库）无论是领用、维修还是报废，所有变动信息系统都会通过流程抓取实时更新，就犹如信息监视看板，无需手工核对，信息准确性高。
（资产卡片）所有入库物品实行条码化管理，电脑、桌椅信息录入条码，随时打印作为标签，扫一扫就能知道所有使用信息。
（条码使用）3、快捷领用，手机、pc多渠道申领
提高使用效率是企业优化办公用品管理的重要目的之一，以前，各个部门想领用什么用品，必须找行政填单、找领导签字，一次领用要耽误多人时间，万一领导不在找不到人签字还会耽误使用。
（移动端）移动化、智能化的领用环境下，员工直接拿出手机就能提交领用需求，领导随时随地审批，无惧距离，大大节省了沟通时间，提高使用体验。
4、落实责任，采购、使用信息全程记录
电脑、桌椅等大型办公物品使用过程中丢失、损坏该如何追责？到哪里调取使用记录？几次转手使用，你知道是哪个环节出了问题吗？
做好各个环节的信息记录，可以为日后的核查、追责工作提供便利。
员工离职自动追逐物品归还情况：泛微oa系统主张电子化的使用环境，将每个员工的资产领用信息直接落实到个人信息卡片，一旦出现人员离职随时跟踪资产归还情况，防止未收回而产生的资产丢失。
（个人资产领用信息卡片）办公用品管理工作能通过泛微oa系统落实流程、理清责任，各个环节的管理、使用情况智能盘点、随时追查，让企业管理者知道资产去向、让使用者轻松领用办公物品。